Ce qui s'applique aux formats MARC s'applique également, dans la plupart des cas, au CCF. C'est pourquoi, je m'attarderai à signaler les différences entre les deux. D'abord, quelques notes historiques relatives au CCF.

En avril 1978, le Programme général d'information de l'UNESCO (UNESCO/PGI) a commandité un symposium international sur les formats bibliographiques à Torminence en Sicile. Ce symposium organisé par le Centre international UNISIST pour les descriptions bibliographiques (UNIBID) de concert l'International Council of Scientific Unions Abstracting Board (ICSU-AB), la Fédération internationale des associations de bibliothèques (IFLA) et l'Organisation internationale de normalisation (ISO) avait pour but d'étudier la faisabilité de développer une compatibilité maximale entre formats bibliographiques existants. La nécessité de cette étude provenait du fait que l'UNESCO et l'ICSU-AB avaient, dans le cadre de leur programme UNISIST, mis au point un format d'échange (Manuel UNISIST) pour permettre à des institutions du secteur des services secondaires d'échanger des données entre elles. Contrairement à la majorité des formats MARC qui mettaient l'accent sur les monographies, le Manuel UNISIST accordait une importance égale à un article de périodique ou à un compte-rendu de conférence. Dans certains cas, des experts conseils travaillant pour l'UNESCO ont eu à décider s'il fallait utiliser le format ou les formats MARC développés par les bibliothèques nationales.

• la structure du nouveau format serait conforme à la norme internationale ISO 2709;
• la notice de base comprendrait un petit nombre de champs obligatoires essentiels à la description bibliographique et identifiés d'une façon normalisée;
• la notice de base comprendrait des champs optionnels identifiés d'une façon normalisée; (on a décidé, par la suite, de maintenir le le format simple en décourageant l'utilisation de champs optionnels);
• l'élaboration d'une technique normalisée serait nécessaire pour tenir compte des niveaux, des relations et des liens entre les entités bibliographiques.

De plus, le CCF devrait être plus qu'un nouveau format, il devrait être basé sur les principaux formats d'échange internationaux et assurer une liaison entre eux tout en tenant compte des ISBDs mis au point par IFLA. Le groupe a fait une comparaison de tous les champs de: Manuel UNISIST, UNIMARC, Manuel ISDS, les spécifications MEKOF-2, ASIDIC/EUSIDIC/ICSU-AB/NFAIS et le format commun de communication USSR-US. Se basant sur ces six formats normalisés, le groupe a identifié un certain nombre de champs utilisés par tous les secteurs de l'information, y compris les bibliothèques. Ces champs sont devenus la base du CCF. Une technique a été mise au point pour définir les relations entre les notices bibliographiques et les éléments de ces notices. Le concept de "segment de notice" a été mis au point et rafiné; une méthode a été élaborée pour établir les relations entre les notices, les segments et les champs. La première édition du CCF a été publiée en 1984.

Comme suite à sa publication, des agences bibliographiques ont développé des formats basés sur le CCF. Ils ont été présentés lors de la première réunion des utilisateurs du CCF qui s'est tenue à Genève en 1989. Lors de cette réunion, les utilisateurs ont recommandé des changements mineurs qui ont été incorporés au format. On a également procédé à un changement important. Jusqu'à ce jour, il y avait deux méthodes pour établir un lien entre les notices, chacune nécessitant un segment séparé. À partir de ce moment, il faut un segment séparé seulement si les données de la notice reliée sont partie intégrante de la notice principale. On a procédé à ce changement pour simplifier le format. On retient les segments pour le traitement des notices qui contiennent des segments relatifs à divers niveaux bibliographiques.

En même temps, on a publié un nouveau manuel qui contient des champs pour des données factuelles; on est en présence de deux manuels: CCF/B (données bibliographiques) et CCF/F (données factuelles).

Depuis 1991, le CCF n'a pas été modifié substantiellement, alors que récemment, toutes sortes de modifications ont été effectuées aux formats MARC. Au départ, le CCF devait être maintenu simple.

Les besoins des bibliothèques nationales ont fait en sorte que les formats sont en constante évolution. Ce n'est pas le cas pour le CCF qui demeure simple. Il est cependant intéressant de noter que des utilisateurs, lors de la rencontre de 1989, ont indiqué qu'ils n'employaient pas le CCF uniquement pour les monographies. Le CCF doit se développer pour le secteur des archives. Autrement, le CCF est valable pour longtemps en autant qu'il demeure conforme à ISO 2709.

Nous avons noté une différence entre le CCF et MARC en ce qui a trait aux liens entre notices. Les liens entre les notices sont beaucoup plus importants pour les services secondaires que pour la production de bibliographies nationales; en effet, les services secondaires ne peuvent pas fonctionner sans que leurs bases de données ne tiennent compte des niveaux bibliographiques, et de leurs interrelations. La grande majorité des notices des bibliothèques nationales, en pourcentage, ne contiennent pas de liens. D'ailleurs, certains formats MARC nationaux n'offrent pas la possibilité d'établir des liens entre les notices. Il est intéressant de constater que les concepteurs du CCF ont tenu compte de cet aspect.

D'autres différences résultent de la philosophie de la majorité des utilisateurs de chacun des formats. Les utilisateurs du MARC, dominés par le secteur bibliothèque nationale, ont pour objectif la coopération et ainsi la plus grande normalisation possible. Au fil des ans, on a voulu normaliser les règles de catalogage utilisées par les bibliothèques nationales d'Australie, du Canada, de la Grande-Bretagne et la Library of Congress, allant jusqu'à utiliser la même forme d'une vedette. Trois des quatre pays se sont entendus sur un format normalisé, on veut en arriver à des versions abrégées normalisées. Des formats normalisés tel UNIMARC ont été élaborés de façon à permettre les échanges de données entre les différents formats MARC. Évidemment, c'est plus économique et plus rapide si on utilise le même format.

Ainsi, l'objectif premier de MARC est de fournir une notice universellement acceptée élaborée selon des règles normalisées et qui s'intègre dans les bases de données des autres bibliothèques nationales. L'exigence de formats nationaux variés plutôt que d'un format international MARC est considérée comme un "accident" historique plus qu'une nécessité.

Les utilisateurs du CCF, provenant de secteurs différents (y compris certaines bibliothèques nationales), n'ont pas comme objectif l'homogénéité des notices. Ils reconnaissent qu'il faille accepter des pratiques différentes dans la création de notices qui, lorsqu'intégrées à une base de données, feront état de leur origine diffférente. Les utilisateurs du CCF espèrent tirer profit de l'utilisation d'un format commun; plusieurs recherchent un format simple, étant usagés de CDS/ISIS, un logiciel de l'UNESCO.

Il est important de discuter des formats d'échange dans le contexte du CCF. L'utilisation d'un format est toujours limitée par les caractéristiques de ce format. On dit souvent que les normes mettent un frein à l'innovation; cependant, l'innovation profite de la stabilité qu'offrent les normes. Les formats basés sur la norme ISO 2709 doivent être utilisés avec des bandes magnétiques d'un demi pouce de largeur; ceci s'avère un problème pour les nouveaux médias et pour les micro-ordinateurs. On doit donc insérer des "retours" soit à la fin d'une notice ou après 80 caractères. L'utilisation de la norme ISO 2709 pour les fichiers sur disques n'est pas idéale, attendu ces modifications apportées par les usagers; il en résulte des difficultés importantes pour le transfert d'un système à un autre.

Plusieurs fichiers contiennent un grand nombre de notices basées sur la norme ISO 2709. Les formats utilisés sont différents; ils ne deviennent compatibles que par l'utilisation de la norme ISO 2709 pour leur transfert. Ce n'est pas une solution idéale; ce n'est pas un format meilleur qu'un autre, mais c'est la norme.

Les échanges de notices se font maintenant de façons différentes selon les systèmes informatiques des bibliothèques. Dès 1984, on sentait le besoin de mieux définir les formats basés sur la norme ISO 2709; c'est le Bureau des publications officielles de la Communauté européenne qui a élaboré une extension du CCF utilisant SGML (Standard Generalized Mark-up Language) qui allait devenir une norme internationale. Le Bureau des publications officielles devait produire le Journal officiel de la Communauté européenne et des articles; on a utilisé le CCF pour la production de l'index et des notices bibliographiques pour chaque article. La notice complète était élaborée en CCF dans un champ codé selon SGML. Ce champ était utilisé pour produire l'article du Journal. Une telle utilisation du CCF dépassait les capacités d'un format ISO 2709.

Que constatons-nous aujourd'hui? Qu'est-ce qui est le plus intéressant dans le domaine de l'échange des notices bibliographiques? Une grande quantité de notices CCF et de notices MARC sont échangées. En général, les notices sont dérivées de fichiers de serveurs bibliographiques et ajoutées à un catalogue particulier ou simplement transférées d'un système à un autre à l'intérieur d'une même organisation. Par exemple, l'utilisation d'un logiciel différent pour l'acquisition et pour le catalogage fait en sorte que des notices sont transférées d'un système à l'autre.

Aujourd'hui, la situation est différente de celle qui prévalait lors de la mise en place du format MARC. L'usage grandissant des micro-ordinateurs a changé la situation; les notices bibliographiques ne sont plus transférés uniquement entre les grands systèmes informatiques. L'utilisation des ordinateurs personnels en tant que terminal intelligent fait en sorte que les usagers s'attendent à pouvoir modifier les données bibliographiques qui apparaissent à l'écran. Certains systèmes informatiques permettent à l'usager de transférer soit l'écran en entier, soit des notices sur un disque souple. Le haut niveau de détails du format MARC est perdu.

Les systèmes sur le WWW (World Wide Web) qui utilisent HTML permettent le même niveau de spécificité que le fichier source. Est-ce que c'est le domaine qu'il faudrait développer à l'avenir? Les professeurs veulent produire des bibliographies, les étudiants veulent utiliser les données comme source de référence pour leurs travaux, il faut donc tenir compte de tous ces besoins.

Quelles leçons pouvons-nous tirer du CCF? Un des problèmes auquel faisaient face les développeurs du CCF, c'était le lien entre les notices. Pour la majorité des systèmes de bibliothèques, l'item à prêter est considéré comme la notice de base. Les bibliothèques nationales élaborent des notices en relation avec l'oeuvre. Évidemment, le premier domaine de conflit pourrait être relié à une divergence entre ce que constitue une unité bibliographique pour les différents utilisateurs. Les bibliothèques ont tendance à indexer une série de documents, alors que la série n'est qu'un point d'entrée d'un index. Basés sur les théories des niveaux bibliographiques, les systèmes peuvent accomoder des notices distinctes pour une série, des segments dans le cadre du CCF. Il est nécessaire d'établir des liens entre les différentes notices d'un fichier; la structure du CCF le permet. Il faut que ce genre de liens soient incorporés au HTML pour consulter adéquatement une notice sur le WWW. Le HTML est très accomodant pour les liens entre notices.

Est-il trop tard pour nous lancer dans cette voie? Le format MARC s'adresse en pratique à une notice de base, bien que des mécanismes de lien y aient été développés. Est-ce que les notices MARC existantes exigeraient trop de remaniement pour permettre des liens? Même si des liens n'existent pas de façon explicite entre les notices, on peut prévoir l'existence de systèmes de liens entre le CCF et MARC. Les notices élaborées en format ISO 2709 continueront d'être utilisées. Il est nécessaire d'avoir une structure bien définie. S'il y avait beaucoup plus de souplesse dans la structure prévue dans ISO 2709, ce serait beaucoup plus difficile de convaincre les fournisseurs de procéder de façon uniforme et ce serait beaucoup plus difficile de transférer les fichiers d'un système à l'autre. Le problème principal d'ISO 2709, c'est que la structure des notices ne se prête pas à la lecture par l'oeil. HTML n'est pas mieux sinon pire.

En conclusion, examinons les principes du CCF. Dans un système d'information, une base de données est composée de notices élaborées selon des formats distincts mais compatibles: un format pour la saisie des données, un format pour la conservation, un format pour le repérage et un ou des formats pour l'affichage. Si des institutions veulent échanger des notices, elles devront convenir d'un format d'échange normalisé. Les formats d'échange sont absolument nécessaires pour arriver à cette fin. Il faut éviter, par ailleurs, d'inclure dans un format d'échange des caractéristiques qui n'y ont pas leur place.